PRINCIPALI VANTAGGI DEL MODELLO DI GESTIONE E CONTROLLO 231

L’adozione di un modello 231 efficace costituisce un’esimente ai fini della responsabilità “penale” dell’impresa connessa alla commissione dei reati presupposto, purché lo stesso venga efficacemente attuato. Lo Studio legale Di Resta Lawyers ha maturato oltre dieci anni di esperienza in vari settori, in particolare, in ambito sanitario, trasporti, servizi tecnologici innovativi, enti complessi di formazione.

L’adozione del modello 231 costituisce uno strumento molto importante a fini liberatori anche inerenti alla responsabilità civile e responsabilità amministrativa (ispezioni e sanzioni).

Gestione integrata delle diverse normative da osservare (anche quelle su base contrattuale, p.e. l’adozione di standard ISO): il modello 231 favorisce la realizzazione di un’impostazione organizzativa unitaria superando la contemporanea presenza di procedure spesso contrastanti tra loro, quali ad esempio le procedure in materia di sicurezza sul lavoro, procedure sulla normativa privacy, procedure sulla ISO 9001, ecc., ecc..

Limitazione dei rischi (permette una razionalizzazione dei processi ai fini della riduzione dei rischi).

Aumento dell’efficienza aziendale (agevola la condivisione delle informazioni e la definizione di attività di controllo).

Creazione di vantaggi competitivi (migliora l’immagine dell’azienda nei rapporti con i clienti e con tutti i portatori d’interesse, con conseguente generazione di nuove opportunità di affari).

Facilitazione dell’accesso al credito bancario (la presenza di un efficace Modello Organizzativo è un parametro importante di valutazione per la concessione del credito).

IMPLEMENTAZIONE DEL MODELLO 231 E METODOLOGIA DI APPROCCIO

  • Analisi conoscitiva e acquisizione documentale.
  • Interviste e colloqui con i soggetti di vertice e responsabili di funzione.
  • Conclusione della fase conoscitiva, dell’acquisizione documentale e delle interviste.
  • Analisi, mediante accesso in loco, della rispondenza di quanto rilevato con l’effettiva organizzazione aziendale e con le prassi seguite.
  • Analisi del rischio da reato presupposto.
  • Analisi dei processi decisionali e di attuazione delle decisioni.
  • Analisi delle modalità di gestione delle risorse finanziarie.
  • Mappatura delle aree di rischio – Valutazione dei rischi.
  • Definizione delle procedure e protocolli di prevenzione per le attività compiute.
  • Predisposizione degli strumenti organizzativi (delibere, allegati, modelli, ecc.) necessari.
  • Creazione del modello organizzativo ex D.Lgs n.231/2001.
  • Creazione del Regolamento per le Sanzioni relative alle violazioni del modello.
  • Creazione delle procedure operative ed applicative delle normative di alto livello.
  • Creazione della documentazione necessaria al monitoraggio ed alla rilevazione delle potenziali infrazioni.
  • Consulenza sulla creazione e sul funzionamento dell’Organismo di Vigilanza (O.D.V.).
  • Predisposizione dei documenti necessari al funzionamento dell’O.D.V..

AUDIT E DOCUMENTAZIONE PRELIMINARE DA ESAMINARE

L’audit potrà essere facilitato se prima di tale data saranno stati consegnati i seguenti documenti, preferibilmente:

1) D.Lgs n.231/2001 –  Normativa sulla responsabilità amministrativa degli enti

Al fine di implementare un modello 231 è necessario acquisire informazioni dettagliate sulla analisi dei rischi connessi alla struttura ed ai soggetti che vi operano. Sarà pertanto necessario esaminare la documentazione descritta nei punti di seguito indicati.

2) Ogni documento comunque connesso all’applicazione del D.Lgs n.81/2008

Esame dell’organizzazione della sicurezza sul lavoro e dei documenti di valutazione dei rischi, DVR e DUVRI, delle procedure e delle istruzioni operative per l’organizzazione della prevenzione e delle misure di sicurezza, dei soggetti della sicurezza, del registro degli infortuni, della documentazione relativa alle informazioni al personale, i rapporti, le ispezioni, le prescrizioni, ecc..

3) Ogni documento connesso all’applicazione del sistema ISO 9001

Ogni documento connesso al sistema ISO 9001 implementato nella società: manuali, mansionario, procedure, controlli, soggetti responsabili, rinnovi

4) Ogni documento connesso al trattamento di tutto quello che dalla normativa viene considerato “rifiuto”

Autorizzazioni, concessioni, licenze, soggetti obbligati, procure speciali, organismi di controllo, rapporti e procedimenti.

5) Ogni documento connesso con la protezione dei dati personali D.Lgs. 196/2003 novella dal D.Lgs. 101/2018 e con il Reg. UE 2016/679 (c.d. GDPR)

Elenco dei responsabili esterni e correlativi atti di individuazione; elenco dei responsabili esterni del trattamento e correlativi atti di individuazione; elenco e policy relative al trattamento dei dati personali; elenco e policy relative all’utilizzazione degli strumenti informatici, ivi compreso il sito web; elenco ed informative fornite a terzi, ai lavoratori subordinati, ai lavoratori parasubordinati, ai fornitori, ai partner, ecc.; l’analisi del rischio; il documento che specifica le sanzioni per la violazione dei doveri imposti, sia in relazione agli incaricati sia in relazione ai responsabili del trattamento; come, per esempio, eventuali contratti esistenti con gli attuali collaboratori (si intendono i contratti-tipo).

6) Ogni documento che sia in qualche modo correlato all’applicazione delle normative appena citate

a) piantina dei locali

b) contratti di locazione delle società (ossia descrizione dei luoghi e del titolo giuridico in base al quale si ha la titolarità del luogo medesimo ove svolgere l’attività della società)

c) statuti ed atti costitutivi delle società, delibere societarie, organigramma per funzioni, organizzazione dei processi, individuazione e descrizione di ciascun processo in atto, soggetti che operano nel processo, ecc.

d) eventuali accordi esistenti tra le società

e) contratti di hosting con fornitori per siti web delle società

f) contratti con fornitori/collaboratori

g) tipologie di contratti esistenti nei confronti delle persone/società/soggetti che collaborano a vario titolo con la società

j) descrizione e mappatura completa del sistema informatico, con annesse individuazioni dei ruoli dei soggetti che lo utilizzano

k) eventuale sistema di deleghe esistenti

Interviste soggettive

Il quadro riepilogativo della situazione documentale dell’azienda/ente sarà integrato con interviste volte ad esaminare l’attività svolta da ciascuna funzione ed interviste mirate a soggetti responsabili e operativi.

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